Klanteninfo

Geachte Klant,                                                                                  

 Ten einde misverstanden te vermijden, zijn wij zo vrij nogmaals uw aandacht te vestigen op een aantal punten (sommigen zijn eveneens opgenomen in onze algemene verkoopsvoorwaarden doch blijkbaar worden deze laatste niet gelezen).

 1. Wij behouden ons het recht voor, in geval van openstaande, vervallen fakturen, de werkzaamheden stop te zetten (zonder enige vorm van aanmaning) tot alle verschuldigde bedragen vereffend zijn.  Alle gevolgen van deze tijdelijke stopzetting van werkzaamheden zijn volledig ten uwen laste.

 2. De nodige documenten dienen tijdig in ons bezit te zijn – ook voor het indienen van btw aangiftes (uiterlijk de 5ewerkdag na het betreffende kwartaal of de betreffende maand).  Voor belastingaangiftes dienen wij ten minste één maand voor de principiële indieningsdatum in het bezit te zijn van alle documenten.

 Indien de documenten binnen gebracht worden na deze periode, worden deze afgewerkt in volgorde van ontvangst; alle gevolgen dienaangaande zijn ten uwen laste.

 3. Bovendien vragen wij ook uw bijzondere aandacht voor volgende opmerkingen :

 Aangaande verkoopfakturen  (beknopte inhoud) :

-         Dienen (eventueel per jaar) genummerd te worden met een doorlopende                                nummering.

-           De verkoopfaktuur dient opgemaakt te worden, uiterlijk de 15de van de maand die              volgt op de maand waarin het werk/de dienst werd voltooid of het product werd                 geleverd.  Deze dient dan ook verplicht opgenomen te worden in de btw aangifte                 van de periodewaarin ze gemaakt werd (terug gewijzigd vanaf 01/01/2016). 

 -         Verplichte factuurvermeldingen : faktuurdatum, volgnummer, identiteitsgegevens,              eigen btw mummer, identificatie klant en btw nummer, datum van de levering of                van de beëindiging van de werken/diensten doch dat laatste is niet verplicht indien            deze samenvalt met de faktuurdatum (dus de faktuur zal steeds twee data                          vermelden in het geval de factuurdatum niet samenvalt met de datum van levering            of beëindiging van de werken/diensten)

 -         Bijkomende vermelding : werken medecontractant ‘btw verlegd’;                                             intracommunautaire leveringen (vrij van Btw, intracommunautaire levering, artikel            39 bis /btw’, bij creditnota ‘btw terug te storten aan de staat in de mate waarin die            oorspronkelijk in aftrek werd gebracht’.

 -         Onze klant maakt zelf zijn verkoopfakturen op dus onder géén beding zullen wij dit uitvoeren; uitgaande fakturatie draagt steeds de volledige verantwoordelijkheid van de klant.

 -         Bij een foute faktuur dient een correctie te gebeuren via ofwel een bijkomende factuur (te weining gefactureerd) ofwel een creditnota (teveel gefactureerd).  Eens een document is doorgestuurd naar de klant mag dit niet meer gewijzigd worden – ook het nummer dient in de normale numerieke volgorde opgenomen te worden.

 -         Indien niet voldaan aan deze verplichtingen, zijn er door de Wetgever sancties voorzien zowel qua boetes als interesten. 

 

Aangaande aankoopfakturen  (beknopte inhoud) :

  -         Fakturen dienen voldoende gedetailleerd te zijn: zoniet kan de btw administratie de btw aftrek weigeren en kan de belastingadministratie de kost verwerpen.  Typisch voorbeeld hiervan zijn de brandstoffakturen; deze dienen uitgesplitst te zijn per tankbeurt (o.a. datum/hoeveel liters getankt/wat getankt/ eenheidsprijs/totaal van de betreffende tankbeurt) – indien dit niet het geval is moet U ten minste alle bijhorende aankooptickets aan de faktuur hechten.  Dus een faktuur met enkel de melding ‘1ekwartaal 2018 – aankopen benzine’ zonder verdere gegevens, zal bij een controle zeker de nodige vragen oproepen en hoogst waarschijnlijk ook verworpen worden.  De uitleg dat dit eventueel uit praktische overwegingen niet mogelijk is zal in de meeste gvallen niet aanvaard worden.  Met betrekking tot deze ‘voldoende gedetailleerde fakturen’ zijn er nog een aantal andere voorbeelden waarop dit zeker ook van toepassing kan zijn (o.a. bureelmateriaal, vakliteratuur en dergelijke).  Gelieve ook nooit op papier andere zaken te faktureren dan diegene die in werkelijkheid zijn geleverd op uitgevoerd.

 -         Wij gaan er steeds van uit dat inkomende fakturen die op uw handelszaak zijn gefaktureerd, er ook betrekking op hebben (eventueel rekening houdende met een uitsplitsing % privé en % beroepsgedeelte- dit ingevolge overeenkomst of vroegere controles), behalve indien U uitdrukkelijk op de faktuur de melding maakt dat het inderdaad gaat om een privé aankoop.  Zelfs indien een faktuur (met gegevens van uw zaak en btw nummer dienaangaand) volledig privé is, dient deze steeds opgenomen te worden in de boekhouding.  Dit om discussies omtrent aankopen (vergelijking btw listings van uw leveranciers met uw boekhouding) te vermijden.  Bovendien merken wij op dat naar aanleiding van een eventuele controle (belastingen/btw) het steeds uw verantwoordelijkheid blijft om eventueel het beroepskarakter van bepaalde  kosten aan te tonen.

 -         Kosten dienen steeds verantwoord te worden door een degelijk verantwoordingsstuk.  Enkel een betaling aan een derde is in principe niet voldoende; ook het uittreksel dat U eventueel ontvangt van Visa is op zich geen voldoende bewijs.  Dit uittreksel dient nog gestaafd te worden door degelijke verantwoordingsstukken !  In dit verband tevens de bemerking dat kosten, die niet afdoend bewezen zijn, eventueel bijkomend kunnen getaxeerd worden !

 -         (Private) kosten die U gefaktureerd worden (als firma) doch waarvan de administratie kan aantonen dat deze ten onrechte als kost opgenomen zijn kunnen niet enkel verworpen worden maar ook belast in de personenbelasting als voordeel in natura en een eventueel bijkomende taxatie !!! In eenmanszaken wordt deze kost verworpen met de nodige boetes en interesten.

 

 

Aangaande financiële verrichtingen  (beknopte inhoud)

 -         In een vennootschap worden alle financiële transacties opgenomen in de boekhouding dwz dat er voor alles dat op of van de rekening gaat er een bewijsstuk/document dient te zijn.  Uitgaande betalingen zonder enige verantwoording worden als privé opnames beschouwd.

 -         Wij dienen in het bezit gesteld te worden van de uittreksels van alle beroepsmatige rekeningen (firma).-         Bij een eenmanszaak dienen de uittreksels ter beschikking gehouden te worden.

 

 

Klanten waarvan we nog niet in het bezit zijn van een copy van de identiteitskaart en/of van het document ‘uiteindelijke begunstigde’ , dienen deze zo vlug mogelijk toe te sturen.

 

 

Met vriendelijke groeten,

 

 

 

Claes Geert

31/03/2018